Mag. Jillecek P., BS Höhere Schule in der GÖD
Information für EDV-Kustoden
Wenn Sie Leistungen erbringen, die aus UT8-Geldem bezahlt werden, empfiehlt sich, diese Tätigkeiten als "neuer Selbständiger" abzuwickeln. Diese Vorgangsweise ist mit dem BMUkA (SC Dr. Mahringer, MR Mag. Stelzmüller) abgesprochen.
Der Besoldungsreferent der Bundessektion Höhere Schule, Mag. Peter Jillecek, hat die folgende Handreichung entwickelt, in der alle wichtigen Punkte enthalten sind.
Sollten Sie eine andere Art der Abrechnung bevorzugen, steht lhnen Koll. Jillecek selbstverständlich für Auskünfte zur Verfügung.
1. Ausstellen von Rechnungen
Rechnungen MÜSSEN folgende Punkte enthalten:
1. Name und Anschrift des Lieferanten, d. h. Ihr Name und 1hre Anschrift.
2. Name und Anschrift des Kunden, d. h. Name und Anschrift der Schule.
3. Art und den Umfang der Leistung, z. B. "Festplatteneinbau (3 Stunden)".
4. Tag oder Zeitraum der Leistung.
5. Nettobetrag der Leistung in ATS.
6. Umsatzsteuerbetrag der Leistung in ATS (Umsatzsteuer 0 oder 20 %, siehe Abschnitt 2).
Bei einem Gesamtbetrag bis zu ATS 2.000 sind folgende Vereinfachungen
erlaubt (aber nicht verpflichtend !):
• Name und Anschrift des Kunden kann entfallen.
• An Stelle des Nettobetrages kann der Bruttobetrag in ATS angegeben werden.
• An Stelle des Umsatzsteuerbetrages in ATS kann der Umsatzsteuerprozentsatz angegeben werden.
Rechnungen enthalten Üblicherweise:
• Tag der Rechnungslegung (Ausstellung der Rechnung).
• Rechnungsnummer (eine laufende Nummer der ausgestellten Rechnungen).
• Umsatzsteuerprozentsatz.
• Bruttobetrag in ATS.
1.1. Beispiel 1
Georg Musterinann
MusterstraBe 6
1000 Mustergemeinde
Mustergemeinde, am 3. März 1999
Bundesgymnasium und
Bundesrealgymnasium
Musterstadt
Mustergasse 23
1000 Mustergemeinde
Rechnung 14/99
Leistung am 2. März 1999
Einbau einer Festplatte (x Stunden) ATS 500,-
Betrag incl. 0 % USt.
1.2. Beispiel 2 Georg Mustermann
Musterstrasse 6
1000 Mustergemeinde
Mustergemeinde, am 18. März 1999
Bundesgymnasium und
Bundesrealgyrimasium
Musterstadt
Mustergasse 23
1000 Mustergemeinde
Rechnung 16/99
Leistung am 16. Marz 1999
Einbau von Festplatten (x Stunden) ATS 3.000,-
+ 0 % ust S
o'-- Bruttobetrag S 3.000,-
ACHTUNG: Eine unterschriebene Rechnung ist eine bezahlte Rechnung!
ACHTUNG: Geben Sie auf ihren Rechnungen (versehentlich) 20 % Umsatzsteuer an, dann schulden Sie diese jedenfalls dem Finanzamt, auch wenn Sie ansonsten umsatzsteuerbefreit sind.
2. Umsatzsteuer
Der folgende Abschnitt ist besonders wichtig, um entscheiden zu können, ob man der 20%igen Umsatzsteuer unterlieg oder nicht.
Umsatz: Unter diesem Begriff sind die EINNAHMEN aus der Geschäftstätigkeit zu verstehen. Bauen Sie eine Festplatte um ATS 500 ein, dann betragen die Einnahmen und somit der Umsatz ATS 500. Kaufen Sie einen Computer um ATS 20.000 und verkaufen ihn dann der Schule um ATS 20.000, haben Sie einen Umsatz von ATS 20.000 getätigt, obwohl ihr Gewinn (= Einnahmen minus Ausgaben) bei diesem Geschäft natürlich ATS 0 beträgt!
Gesamtumsatz: Alle Umsätze aus selbständiger Tätigkeit müssen zusammengefasst werden. Haben Sie z. B. Einnahmen als Programmierer in Höhe von ATS 60.000 und Einnahmen als EDV-Kustos auf Grund der UT 8 in Höhe von ATS 50.000, beträgt der Gesamtumsatz ATS 110.000.
Bei einem Gesamtumsatz bis zu ATS 100.000 unterliegen die Umsätze nicht der Umsatzsteuer. Eine Umsatzsteuererklärung ist ebenfalls nicht abzugeben.
Bei einem Gesamtumsatz zwischen ATS 100.000 und ATS 300.000 unterliegen die Umsätze zwar noch nicht der Umsatzsteuer, eine Umsatzsteuererkärung ist aber bereits abzugeben.
Ab einem Gesamtumsatz von mehr als ATS 300.000 unterliegen die Umsätze der Umsatzsteuer von 20 %. Diese Steuer ist monatlich bzw. vierteIjahrlich an das Finanzamt abzuführen. Eine Umsatzsteuererklärung ist ebenfalls abzugeben.
Bei den meisten Kustoden wird Umsatzsteuerfreiheit (0 % USt.) gegeben sein!
3. Kaufvertrag und Geschäftsabwicklung
Angebot: Sie bieten der Direktion an, eine Leistung zu erbringen. Bestellung: Die Direktion beauftragt Sie, die Leistung zu erbringen.
Leistung: Sie führen den Auftrag aus und stellen eine Rechnung aus.
Bezahlung: Die Direktion bezahlt die Rechnung bar oder mit Überweisung. Bei Barzahlung unterschreiben Sie die Rechnung nach Erhalt des Geldes.
Zwei aufeinander folgende Punkte der oben stehenden Aufstellung bilden einen Kaufvertrag, der nicht mehr einseitig aufgelöst werden kann.
Beispiel: Bestellt der Direktor eine Leistung und Sie liefern, dann MUSS er die Rechnung bezahlen.
Erbringen Sie die Leistung aber unaufgefordert, entsteht erst DURCH die Bezahlung ein gültiger Kaufvertrag. Weigert sich der Direktor zu bezahlen, ist kein Kaufvertrag zustande gekommen.
Umgekehrt kann der Direktor NACH Bezahlung einer unaufgefordert erbrachten Leistung das Geld nicht mehr zurückverlangen, da ja auch durch Leistung und Bezahlung eine gültiger Kaufvertrag zustande gekornmen ist.
Empfehlung: Wenn Sie als EDV-Kustos die Notwendigkeit einer Tätigkeit erkennen, empfehlen Sie diese dem Direktor und bieten an, sie durchzuführen (Angebot). Er wird dann wahrscheinlich zustimmen (Bestellung). Damit existiert ein handelsrechtlich gültiger Kaufvertrag. Sollte der Direktor die Notwendigkeit dieser Tätigkeit allerdings nicht erkennen, ist das Ausführen der Leistung nicht zu empfehlen, da Sie ohne Kaufvertrag keinen Anspruch auf Bezahlung haben.
4. Subunternehmer
Wenn Sie eine Leistung nicht selbst erbringen können, ist es natürlich gestattet, dass Sie einen Anderen mit der Leistung beauftragen. Sie bezahlen in diesem Fall den Subunternehmer, der Direktor bezahlt Sie.
Günstiger ist es in so einem Fall aber meist, dass sich die Schule direkt an ein Unternehmen (oder beispielsweise an den befreundeten EDV-Kustos der Nachbarschule) wendet.
5. Sozialversicherung der neuen Selbständigen
Grundsätzlich unterliegen seit 1. Jänner 1998 alle Gewinne (= Einnahmen minus Ausgaben) der Sozialversicherung. Beim neuen Selbständigen gibt es aber eine Freigrenze von ATS 46.788 (1999, das ZwöIffache der ASVG-Geringfügigkeitsgrenze), bis zu der überhaupt keine Versicherung zu bezahlen ist. Haben Sie sonstige selbständige Gewinne oder Gewinne aus Gewerbebetrieb erzielt (z. B. als Programmierer), dann darf die Summe aller Gewinne höchstens ATS 46.788 betragen, um die Freigrenze nicht zu überschreiten.
Unter dem Begriff Gewinn ist der Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben zu verstehen. Man kann sehr wohl mehr als ATS 46.788 Einnahmen haben, wenn diesen Einnahmen auf der anderen Seite mindestens so viele Ausgaben gegenüberstehen, dass die Differenz höchstens ATS 46.788 beträgt. Ausgaben sind z. B. Computer, die man (teilweise) für die Tätigkeit als IT-Arbeitsplatz-Betreuer benötigt oder Fahrtkosten von der Wohnung zur Schule.
Liegt der Gewinn über ATS 46.788, dann sind davon folgende Abgaben zu bezahlen:
0
9,1 % Krankenversicherung (erst ab dem Jahr 2000)0
15,5 % (2000: 16 %) Pensionsversicherung* ATS 1.025 UnfalIversicherung pro Jahr.
Dafür erwirbt man Pensionsjahre nach dem GSVG (Gewerbliches Sozialversicherungsgesetz) und erhält ab 65 (Männer) bzw. 60 (Frauen) eine Gewerbepension, wenn insgesamt mindestens 15 Pensionsjahre vorliegen. Bei weniger als 15 Jahren verfallen die eingezahlten Beiträge.
Beispiel:
Gewinn 1999: ATS 46.789,- (der unglücklichste Fall, 1 ATS zu viel)
ATS 7.252,3 Pensionsversicherung + ATS 1.025 Unfallversicherung = ATS 8.277,3 Sozialversicherung, zu bezahlen in 4 Teilbeträgen jeweils am 15.3, 15.6, 15.9. und 15.12. Ab 2000 steigt die Pensionsversicherung auf 16 % und es kommen noch 9,1 % Krankenversicherung hinzu.
6. Einkommensteuer
Wer neben einem Einkommen als Dienstnehmer selbständige Einkünfte oder Einkünfte aus Gewerbebetrieb erzielt, die nicht höher als ATS 10.000 sind, braucht die selbständigen Einkünfte nicht zu versteuern. In diesem Fall muss man nicht eimnal eine Einkommensteuererklärung abgeben, sondern kann den normalen Jahresausgleich (Arbeitnehmerveranlagung) durchführen.
Bei einern Gewinn von mehr als ATS 10.000 muss beirn Finanzamt eine Einkommensteuererklärung abgegeben werden. Dieses Formular ist praktisch identisch mit jenen der Arbeitnehmerveranlagung.
7. Meldepflichten
Alle nachstehend beschriebenen Punkte gelten nur für Personen, die noch nicht selbständig (als neuer Selbständiger oder Gewerbetreibender) tätig sind. Für bereits bei Sozialversicherung und Finanzamt gemeldete Selbständige ist eine neuerliche Anmeldung nicht erforderlich. Sie üben dann die IT-Tätigkeit für die Schule im Rahmen Ihrer bereits bestehenden Selbständigkeit aus.
Sozialversicherung: Bei einem Gewinn bis zu ATS 46.788 ist die Tätigkeit als neuer Selbständiger NICHT meldepflichtig. Sollten Sie im Laufe des Jahres erkennen, dass der Gewinn über der Freigrenze liegt, können Sie sich jederzeit nachträglich anmelden.
Zuständig ist die Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft (und NICHT die Gebietskrankenkasse). Spätester Termin für die Meldung (bei Überschreiten der Freigrenze) ist das Einreichen des Einkommensteuerformulars im nächsten Jahr. In diesem müssen Sie Ihren Gewinn als neuer Selbständiger angeben. Melden Sie einen Gewinn über der Freigrenze nicht, kommt es bei der Berechnung der Sozialversicherung zu einem Strafzuschlag.
Einkommensteuer: Bei einem Gewinn bis zu ATS 10.000 pro Jahr ist keine Meldung erforderlich. Lieg der Gewinn über ATS 10. 000, ist das Formular Verf 24 auszufüllen und beim Finanzamt abzugeben. Sie erhalten dann eine Steuernummer und werden zur Einkommensteuer veranlagt. Der Unterschied zur Arbeitnehmerveranlagung besteht nur darin, dass Sie in diesem Formular eine eigene Rubrik "selbstandige Einkünfte" bzw. "Einkünfte aus Gewerbebetrieb" finden.
Im. Fragebogen des Formulars Verf 24 ist auszufüllen:
• Ort der Geschäftsleitung: Ihre Wohnanschrift.
• Bezeichnung der Tätigkeit: Informationstechnologische Arbeitsplatzbetreuung an Schulen.
• Beginn der Berufsausübung: auf jeden Fall vor dem Datum der ersten ausgestellten Rechnung.
Die Frage, ob ein Regelbesteuerungsantrag beabsichtigt ist, sollte mit "Nein" beantwortet werden. Wenn Sie allerdings damit rechnen, im Rahmen Ihrer Tätigkeit als neuer Selbständiger 5 Jahre lang relativ hohe Ausgaben zu haben, wäre eine Regelbesteuerung überlegenswert. Sie erhalten dann die Umsatzsteuer bei ihren Einkäufen ("Vorsteuer') vom Finanzamt rückvergütet, müssen aber in den von ihnen ausgestellten Rechnungen 20 % Umsatzsteuer dazuschlagen und an das Finanzamt abführen. Diese Entscheidung bindet Sie für 5 Jahre, d. h. wenn Sie sich 1999 für die Regelbesteuerung entscheiden, dürfen Sie erst ab 2004 zur Steuerbefreiung zurückkehren!
Wenn Sie einen voraussichtlichen Jahresumsatz über ATS 300.000 angeben, ist diese Frage überhaupt nicht zu beantworten. In diesem Fall werden Sie zur Regelbesteuerung verpflichtet! Es empfiehIt sich nicht, eine Umsatzsteuer-ldentifikationsnummer zu beantragen. Weitere Abgaben fallen nicht an.
8. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine sachlich und zeitlich geordnete Zusammenstellung aller Einnahmen und Ausgaben eines Selbständigen. Genaue Informationen erhalten Sie in einer weiteren Handreichung.
Vorweg nur einige Punkte:
• Alle Aufzeichnungen und Belege im Zusarnmenhang mit der Tätigkeit als neuer Selbständiger müssen 7 Jahre aufbewahrt werden.
• Wenn der Rechnungsbetrag nicht bar bezahlt, sondem überwiesen wird, müssen folgende Fälle unterschieden werden:
Sie eröffnen ein eigenes Konto. Der Vorteil ist, dass ein Bankbuch (d. h. eine eigene, von lhnen zu führende Aufstellung aller Bankbuchungen) nicht notwendig ist. Der Nachteil besteht in den Kontoführungskosten, die bei einem eigenen Konto anfallen.
Sie verwenden ihr privates Konto und wollen kein Bankbuch führen. Sehr nachteilig ist in diesem Fall, dass ALLE Belege (auch jene, die der privaten Lebensführung zuzurechnen sind) BETRIEBSbelege darstellen und deshalb 7 Jahre aufbewahrt werden müssen. Ausserdem gewähren Sie damit dem Finanzamt einen gewissen Einblick in Ihr Privatleben.
Sie verwenden 1hr privates Konto und führen nebenbei ein Bankbuch. Nur Belege mit geschäftlichen Transaktionen müssen aufbewahrt werden. Diese Variante erscheint aus mehreren Gründen empfehlenswert!
Dringende Empfehlung:
Führen Sie ein Fahrtenbuch, in das sie die geschäftlichen PKW-Fahrten von ihrer Wohnung zur Schule (das sind jene Fahrten, bei denen Sie der Schule eine Rechnung stellen) eintragen. Ein Untemehmer kann nämlich (im Gegensatz zu einern Dienstnehmer) die Kosten der Fahrten von der Wohnung zur Betriebsstätte bzw. von der Betriebsstätte zu einem Kunden steuerlich als Betriebsausgaben absetzen. Und das mindert den Gewinn.
Handreichung für EDV-Kustoden an AHS; Zusammenstellung Mag. Peter Jillecek
Rückfragen an BS Höhere Schule in der GÖD, Lackierergasse 7, 1090 Wien, Tel. 01/4046148